RAPAT KOORDINASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI (SIMPEL)
Juli, 2017 PSI

Dalam rangka peningkatan layanan perizinan perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN) , Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri (Biro KTLN), Kementerian Sekretariat Negara telah meluncurkan layanan perizinan PDLN secara online melalui aplikasi Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (SImPEL) sejak tanggal 3 Januari 2017. Sebagai langkah evaluasi terhadap penerapan aplikasi SIMPEL tersebut, diselenggarakanlah kegiatan rapat koordinasi penerapan Sistem Informasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (SImPEL) pada tanggal 28 Juli 2017 di Novotel Tangerang.

Melalui surat nomor B-11976/Kemensetneg/KTLN/LN.05/07/2017 tanggal 18 Juli 2017, Kepala Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri, Kementerian Sekretariat Negara (a.n. Sekretaris Kementerian Sekretariat Negara) mengundang perwakilan dari 60 Kementerian/Lembaga untuk mengikuti kegiatan tersebut.

Ibu Rika Kiswardani (Kepala Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri, Kementerian Sekretariat Negara), Bapak Andrie Syahriza (Kepala Biro Informasi dan Teknologi, Kementerian Sekretariat Negara) dan Bapak Slamet Widodo (Kepala Bagian Perjalanan Dinas Luar Negeri, Biro KTLN, Kementerian Sekretariat Negara) bertindak sebagai narasumber dalam kegiatan rapat koordinasi ini.

Agenda kegiatan rapat koordinasi ini adalah evaluasi terhadap penerapan aplikasi SImPeL yang telah berjalan dan diterapkan di semua Kementerian/Lembaga sejak tanggal 3 Januari 2017 dalam rangka penanganan administrasi perjalanan dinas luar negeri. Kegiatan ini dilaksanakan dengan tujuan untuk mencari solusi, masukan dan saran untuk penyempurnaan aplikasi SImPeL yang sudah berjalan.

Rapat koordinasi dibuka dengan sambutan yang dilanjutkan dengan paparan singkat dari Ibu Rika Kiswardani, Kepala Biro KTLN, Kementerian Sekretariat Negara, yang menyampaikan beberapa hal berikut ini:

  • Kebijakan – kebijakan umum mengenai penanganan administrasi perjalanan dinas luar negeri
  • Peraturan – peraturan dan ketentuan-ketentuan umum terkait perjalanan dinas luar negeri yang ada saat ini masih menjadi rujukan utama dalam persayratan perseatujuan perjalanan dinas luar negeri. Bahwa perjalanan dinas luar negeri harus mendapatkan izin dari Presiden terlebih dahulu atau pejabat yang ditunjuk, dan izin PDLN tersebut diterbitkan melalui kantor Kesekretariatan Negara
  • Perjalanan lahirnya SImPeL dan perkembanganannya serta identifikasi masalah-masalah (baik dari kebijakan, operator K/L, prosedural, infrastruktur, pemberi layanan maupun dari segi pengelola/admin SImPeL)
  • Penyempurnaan kebijakan perjalanan dinas yaitu dengan diterbitkannya Surat Edaran Sekretaris Kementerian Sekretariat Negara nomor B-410/Kemensesneg/Ses/LN.00.00/-02/2017 tanggal 28 Februari 2017 mengenai Penetapan Jangka Waktu Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN) dalam Surat Persetujuan PDLN dari Kementerian Sekretariat Negara
  • Penyampaian target pengembangan SImPeL Versi 2 yang akan dimulai pada bulan Agustus sampai dengan Desember 2017, penerapan SImPeL untuk Universitas dan penerapan SImPeL untuk Pemerintah Daerah serta target outputnya.

Paparan dilanjutkan oleh Bapak Andrie Syahriza, Kepala Biro Informasi dan Teknologi yang menjelaskan beberapa hal terkait dukungan infrastruktur jaringan dan perangkat computer dalam penerapan SImPeL, sebagai berikut:

  • Salah satu bentuk dukungan Biro Informasi dan Teknologi, Kementerian Sekretariat Negara kepada Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri adalah memberikan dukungan layanan IT untuk layanan publik. Hal ini sejalan dengan amanah dari Menteri Sekretaris Negara untuk menjalankan administrasi layanan publik yang menggunakan sistem layanan IT. Hal yang sangat mendesak adalah pemberian layanan publik untuk PDLN, sehingga bisa lebih tertata dengan baik dan lebih terkontrol.
  • Penjelasan latar belakang pembangunan SImPeL dalam rangka pengembangan E-Government di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara dan Peraturan Menteri Sekretaris Negara nomor 18 tahun 2016 tentang Grand Design Pengembangan Sistem Informasi di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara (SILKSN) tahun 2016-2020. Aplikasi SImPeL merupakan Matrik Pengembangan Aplikasi Sistem Informasi di tahun 2016.
  • Gambaran mengenai Infrastruktur Pusat Data dan Modul SImPeL : Topologi SImPeL di Internal Kementerian Sekretariat Negara (yang memiliki jaringan/server di Jakarta dan Surabaya), kemampuan kapasitas data keamanan informasi SImPeL. Pengelolaan Data Center Sistem Informasi Kementerian Sekretariat Negara sudah memiliki sertifikasi standar internasional (ISO 27001 : 2015) tentang Sistem Manajemen Keamanan Informasi. SImPel diusulkan untuk dimasukkan dalam uji ISO juga. Selain itu dipaparkan juga mengenai Security Operation Center (SOC), yang berfungsi untuk memonitor keamanan informasi dalam koneksi/transaksi data/informasi dan Data Recovery Centre (DRC) yang ada di Surabaya
  • Modul SI KTLN yang sudah dikembangkan adalah modul layanan PDLN (SImPEL) dan masih ada modul lain yang sedang disiapkan antara lain Program Peningkatan Kapasitas KTLN, Fasilitas Kerja Sama Teknik, Penugasan Tenaga Asing dan lain lain
  • Akses pengguna (sampai saat ini sudah mencapai 45.755 session akses yang masuk ke SImPeL dari awal launching sampai sekarang) tercatat penggunaan melalui perangkat desktop sebesar 85,7%, perangkat seluler sebesar 14% dan dengan tablet sebesar 0,3%)
  • Browser yang paling sering digunakan dalam mengakses yaitu Google Chrome (26,650 Sesi – 58,24%) dan Mozilla Firefox (15,749 Sesi – 34,42%).
  • Dijelaskan juga bahwa data file dari kapasitas 1 TB yang dimiliki baru terpakai sebesar 30 GB atau sekitar 3% dari keseluruhan kapasitas yang tersedia. Bandwith pengguna : dari 30 Mbps yand disediakan, baru 5 Mbps yang telah digunakan SImPeL. Perlu diperhatikan bahwa seharusnya bandwith internet pengguna juga harus cepat. Minimal 2 Mbps.
  • Spesifikasi minimum akses yang direkomendasikan kepada K/L melalui PIC adalah sebagai berikut : Memori/RAM 4 GB, Prosesor i5/i7, Hard Disk 250 GB, OS Windows 7/8/10, Linux Ubuntu dan Web Browser Google Chrome atau Mozilla Firefox
  • Penjelasan mengenai rencana pengembangan sistem aplikasi SImPeL Versi , pengembangan SImPeL Versi Mobile baik yang beroperasi pada sistem Android maupun IOS, dan rencana integrase sistem aplikasi SImPeL dengan Kementerian Luar Negeri dan Kementerian Hukum dan HAM.

Setelah paparan dan penjelasan dari narasumber, kegiatan dilanjutkan dengan sesi diskusi dan tanya jawab. Pada sesi ini diperoleh berbagai masukan dalam rangka perbaikan layanan dan pengembangan aplikasi SIMPEL, antara lain:

  • Perlu peningkatan kepastian standar pelayanan PDLN
  • Penerapan SImPeL Bagi Unit Pemohon di bawah Focal Point
  • Fasilitas Chat 2 Arah antara Operator dan Pemroses
  • Akses bagi K/L untuk Rekapitulasi Laporan PDLN
  • Pengembangan Aplikasi SImPeL berbasis mobile app (dapat diakses melalui Android/iOS)

Dalam rangka memperoleh masukan bagi peningkatan kualitas penanganan administrasi perjalanan dinas luar negeri, maka pada Forum Rakor tersebut Biro Kerja Sama Teknik Luar Negeri juga melaksanakan survei tentang penerapan SImPeL untuk mengetahui respon pengguna dari K/ L yang meliputi 5 unsur penilaian yaitu, Tangible, Responsibility, Responsiveness, Assurance dan Empathy.

Dari hasil questionare yang disebarkan dapat kami simpulkan beberapa hal antara lain:

  • Dari 5 unsur penilaian aspek Assurance ( yakni aplikasi SImPeL memberikan kepastian waktu proses administrasi, aplikasi SImPeL memberikan kepastian jam pelayanan aplikasi, aplikasi SImPeL memberikan kepastian waktu Surat Persetujuan jadi/selesai, sistem antrian surat masuk dalam SImPeL sesuai dengan prinsip pelayanan yang tidak diskriminatif) sudah dinilai baik. Namun, Assurance memiliki nilai paling rendah dimana hal ini memberikan gambaran bahwa pengguna layanan berharap besar akan kepastian waktu pada aplikasi SImPeL;
  • Untuk responsiveness dinilai baik oleh responden (yakni aplikasi SImPeL mampu memberikan solusi layanan dengan cepat jika terjadi permasalahan seperti kesalahan/ eror dan pending berkas, dan aplikasi SImPeL mampu mengkomunikasikan antara Biro KTLN dan K/L dengan efektif, efisien dan transparan). Hal tersebut memberikan gambaran bahwa aplikasi SImPel diharapkan lebih memenuhi permintaan pengguna layanan yang lebih cepat, tepat dan transparan;
  • Tangible ( wujud fisik, sarana dan prasarana pelayanan ) dinilai baik dengan skor tertinggi 3,8. Namun kecanggihan prasarana Aplikasi SImPeL tetap perlu ditinggkatkan secara terus menerus. Demikian halnya dengan Aspek Responsibility juga dinilai baik oleh responden dengan nilai 3,8;
  • Empathy mempunyai nilai baik. Hal ini dikarenakan secara keseluruhan pejabat/ pegawai KTLN berusaha memberikan perhatian yang terbaik guna pelayanan publik yang efektif dan efisien.
                                

                                                              Laporan hasil survei penanganan administrasi PDLN

Adapun masukan dan saran dari pengguna layanan berdasarkan hasil questionare pada intinya, antara lain:

  • adanya kepastian waktu
  • disediakan ruang chatting
  • adanya buku pedoman cara input data pada simpel
  • K/L diberi akses untuk input nama donor
  • editing nama, NIK dan nama kegiatan bisa dilakukan oleh pengguna layanan
  • Pengguna layanan diberi hak akses guna mengetahui posisi surat yang sudah masuk pada Biro KTLN
Top