Perjalanan Dinas Luas Negeri
Januari 27, 2016 Biro KTLN

Dasar Hukum Perjalanan Dinas Luar Negeri:

  • Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286);
  • Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4355);
  • Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 1955 tentang Peraturan Perjalanan Dinas Luar Negeri (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1955 Nomor 39, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 820);
  • Peraturan Pemerintah Nomor 45 Tahun 2013 tentang Tata Cara Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara;
  • Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2015 tentang Kementerian Sekretariat Negara;
  • Instruksi Presiden Nomor 11 Tahun 2005 tentang Perjalanan Dinas ke Luar Negeri;
  • Peraturan Menteri Sekretaris Negara Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Negara;
  • Peraturan Menteri Keuangan Nomor 97/PMK.05/2010 Tahun 2010 tentang Perjalanan Dinas Luar Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap;


Ketentuan Umum:

  • Perjalanan dinas luar negeri terlebih dahulu memerlukan izin Presiden atau pejabat yang ditunjuk.
  • Izin Presiden atau pejabat yang ditunjuk diterbitkan melalui Sekretariat Negara
  • Permohonan izin perjalanan dinas ke luar negeri diajukan paling lambat 1 (satu) minggu sebelum keberangkatan
  • Apabila sampai dengan tanggal keberangkatan yang diusulkan belum mendapat persetujuan tertulis dari Presiden atau pejabat yang ditunjuk, yang bersangkutan tidak diizinkan melaksanakan perjalanan dinas ke luar negeri
  • Perjalanan dinas luar negeri untuk menghadiri seminar, lokakarya, simposium, konferensi, peninjauan, studi perbandingan, dan inspeksi harus dibatasi dengan ketat sepanjang menggunakan dana APBN/APBD
  • Pejabat yang berwenang wajib membatasi pelaksanaan perjalanan dinas luar negeri untuk hal-hal yang mempunyai prioritas tinggi dan penting dengan mengurangi frekuensi, jumlah orang dan lamanya perjalanan, serta dilakukan sepanjang tugas yang bersangkutan di dalam negeri tidak ada yang mendesak, dan dengan memperhatikan efisiensi APBN/APBD
  • Perjalanan dinas luar negeri dengan biaya negara (APBN/APBD) dilaksanakan dengan mengutamakan perusahaan penerbangan nasional atau perusahaan pengangkutan nasional lainnya
  • Perjalanan dinas ke negara yang belum memiliki hubungan diplomatik dengan Indonesia, diperlukan rekomendasi dari Departemen Luar Negeri
  • Pejabat Negara, Pejabat Lainnya, Pegawai Negeri, Pegawai BUMN/BUMD, dan Tenaga Indonesia yang telah melaksanakan perjalanan dinas ke luar negeri wajib membuat laporan tertulis tentang pelaksanaan tugasnya, sesuai dengan ketentuan yang tercantum dalam Surat Persetujuan
  • Perjalanan dinas luar negeri dengan biaya donor luar/dalam negeri tidak menimbulkan ikatan apapun terhadap Pemerintah


Prosedur Pengusulan Perjalanan Dinas Luar Negeri:

  • Pejabat Negara, Pejabat Lainnya, Pegawai Negeri, Pegawai BUMN/BUMD, dan Tenaga Indonesia yang akan melaksanakan perjalanan dinas luar negeri harus diusulkan oleh Lembaga Negara atau Instansi Pemerintah untuk mendapatkan Surat Persetujuan.
  • Instansi pengusul mengajukan surat permohonan persetujuan dengan ketentuan sebagai berikut:

  • PENANGANAN ADMINISTRASI PDLN BAGI PIMPINAN LEMBAGA NEGARA, MENTERI, JAKSA AGUNG, PANGLIMA TNI, KAPOLRI, KEPALA LPND, DAN GUBERNUR


    Permohonan ditujukan kepada Presiden, untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh Pimpinan Lembaga Negara, Menteri, Jaksa Agung, Panglima TNI, Kapolri, Kepala LPND, dan Gubernur. Surat permohonan persetujuan ditandatangani oleh Pimpinan Lembaga Negara/Menteri/Ketua LPND atau pejabat yang ditunjuk. Secara skematis prosedur tersebut diuraikan sebagaimana bagan berikut:

    Imigrasi 1
  • PENANGANAN ADMINISTRASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI BAGI ANGGOTA LEMBAGA NEGARA DAN PEJABAT NEGARA LAINNYA


    Permohonan ditujukan kepada Menteri Sekretaris Negara, untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh Anggota Lembaga Negara dan Pejabat Lainnya. Surat permohonan persetujuan ditandatangani oleh pejabat Eselon I atau setingkat yang ditunjuk oleh instansinya. Secara skematis prosedur tersebut diuraikan sebagaimana bagan berikut:

    Imigrasi 1
  • PENANGANAN ADMINISTRASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI BAGI PEJABAT ESELON I ATAU YANG SETINGKAT


    Permohonan ditujukan kepada Sekretaris Menteri Sekretaris Negara, untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilakukan oleh pejabat Eselon I atau yang setingkat. Surat permohonan persetujuan ditandatangani oleh pejabat Eselon I atau setingkat yang ditunjuk oleh instansinya. Secara skematis prosedur tersebut diuraikan sebagaimana bagan berikut:

    Imigrasi 1
  • PENANGANAN ADMINISTRASI PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI PEJABAT ESELON II, III DAN IV ATAU YANG SETINGKAT, PEGAWAI NON ESELON, PEGAWAI BUMN/BUMD, DAN TENAGA INDONESIA


    Permohonan ditujukan kepada Sekretaris Menteri Sekretaris Negara u.p. Kepala Biro KTLN, untuk perjalanan dinas luar negeri yang dilaksanakan oleh pejabat Eselon II, III dan IV atau yang setingkat, pegawai non eselon, Pegawai BUMN/BUMD, dan Tenaga Indonesia. Surat permohonan persetujuan ditandatangani oleh pejabat Eselon I atau pejabat yang ditunjuk oleh instansinya serendah-rendahnya Eselon II. Secara skematis prosedur tersebut diuraikan sebagaimana bagan berikut:

    Imigrasi 1
  • Bagi pejabat/pegawai pemerintahan daerah, permohonan persetujuan diajukan oleh pejabat terkait pada instansi pemerintahan pusat.
  • Surat permohonan persetujuan perjalanan dinas luar negeri sekurang-kurangnya memuat:

    • nama dan jabatan yang akan melakukan perjalanan dinas luar negeri;
    • NIP atau nomor identitas yang disetarakan (khusus untuk Pegawai Negeri dan Pegawai BUMN/BUMD);
    • tujuan kegiatan perjalanan dinas luar negeri;
    • kota dan negara yang dituju;
    • jangka waktu perjalanan dinas luar negeri;
    • sumber pembiayaan.
Kelengkapan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri

Surat permohonan perjalanan dinas luar negeri dilengkapi dengan:

  • surat undangan atau pemberitahuan penyelenggaraan kegiatan dari penyelenggara/mitra kerjasama di luar negeri atau surat konfirmasi dari Perwakilan Pemerintah Republik Indonesia di Luar Negeri di negara yang dituju;
  • dokumen/surat resmi yang menerangkan sumber pembiayaan (antara lain DIPA, surat dari donor, kontrak/perjanjian/MoU, atau surat pernyataan biaya sendiri yang ditandatangani di atas materai);
  • jadwal dan agenda kegiatan di luar negeri;
  • penjelasan mengenai relevansi, urgensi/alasan perjalanan dan rincian programnya dengan menyertakan dokumen yang berkaitan;
  • izin tertulis dari instansi yang bersangkutan apabila seorang pejabat/pegawai diajukan oleh instansi lain;
  • kertas posisi dan/atau pedoman delegasi, apabila perjalanan dinas luar negeri dalam rangka menghadiri pertemuan/sidang internasional;
  • brosur atau sejenisnya yang memberikan gambaran umum mengenai kegiatan promosi/pameran, apabila perjalanan dinas luar negeri dalam rangka mengikuti promosi/pameran;
  • draft perjanjian internasional yang telah dibahas dengan instansi terkait, apabila perjalanan dinas luar negeri untuk penandatanganan perjanjian internasional.
  • rekomendasi dari Direktorat Keamanan Diplomatik Kemenlu, bagi perjalanan dinas ke negara yang belum memiliki hubungan diplomatik
PERPANJANGAN, PERUBAHAN, PEMBATALAN, DAN PENGGUNAAN SURAT PERSETUJUAN

Perpanjangan Perjalanan Dinas Luar Negeri

Apabila terdapat perpanjangan perjalanan dinas ke luar negeri dikarenakan adanya perpanjangan tugas, maka diperlukan Surat Persetujuan untuk perpanjangan perjalanan dinas luar negeri. Untuk mendapatkan Surat Persetujuan tersebut, Lembaga Negara/Instansi Pemerintah pengusul menyampaikan usulan perpanjangan perjalanan dinas luar negeri dengan mekanisme sebagaimana prosedur di atas. Surat usulan dimaksud harus menyebutkan alasan perpanjangan.

Guna keperluan perpanjangan Surat Persetujuan untuk perpanjangan perjalanan dinas luar negeri diperlukan dokumen pendukung tambahan antara lain:

  • laporan penugasan;
  • foto copy Surat Persetujuan sebelumnya;
  • surat pernyataan pembiayaan dari donor.

Perubahan Penugasan

Apabila terdapat perubahan perjalanan dinas ke luar negeri, Lembaga Negara/Instansi Pemerintah pengusul menyampaikan usulan perubahan perjalanan dinas yang memuat jenis dan alasan perubahan, dilampiri dengan foto copy Surat Persetujuan sebelumnya, guna diterbitkan Surat Persetujuan perubahan.


Pembatalan Penugasan

Apabila perjalanan dinas ke luar negeri tidak jadi dilaksanakan, Lembaga Negara/Instansi Pemerintah pengusul menyampaikan surat permohonan pembatalan perjalanan dinas dengan menyebutkan alasan pembatalan guna diterbitkan Surat Persetujuan pembatalan.


Penggunaan Surat Persetujuan

Surat Persetujuan dapat dipergunakan antara lain sebagai:

  • dasar legalitas penugasan perjalanan dinas ke luar negeri;
  • salah satu syarat pengurusan paspor dinas, exit permit, dan rekomendasi visa dinas;
  • kelengkapan dokumen administrasi pertanggungjawaban keuangan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Top